Introduction: edito, étapes du processus de veille, outils de veille

noreply@hautetfort.com (docuIST) — Sun, 16 Sep 2007 12:25:00 +0200

EDITO

Bonjour à tous,

Ce blog a été conçu dans le cadre de la rédaction d'un mémoire de fin d'études supérieures à l'INTD; dont le titre est : Quel apport des professionnels de l'Information Scientifique et Technique dans le dispositif de veille d'un organisme de recherche?

Ce blog présente l'annexe du mémoire concernant les outils de veille disponibles sur le marché. La veille sur ces outilsa été effectuée de juin à septembre 2007 sur Internet et elle continue pour les outils de veille appliqués au milieu de la recherche scientifique.

Le mémoire sera prochainement en lien à partir de ce blog.

Pour introduire la problématique du blog voici un court extrait pertinent de l’introduction au VSST’2007 qui met en avant le rôle, l'intérêt et les enjeux des outils et des systèmes d'information dans un contexte de veille.

Le colloque VSST’2007 est organisé pour présenter des travaux de recherche et de développement industriel innovants dans le domaine des systèmes de Veille Stratégique Scientifique et Technologique.

« Les données scientifiques et techniques, qu’elles soient textuelles ou factuelles, formelles ou informelles, constituent des mines d’informations stratégiques aussi bien pour les décideurs (intelligence économique, veille concurrentielle) que pour les chercheurs et les ingénieurs (veille scientifique et technologique). Cependant, devant la masse croissante d’information, les organismes ont besoin de systèmes d’aide à l’analyse de plus en plus performants. Ces systèmes doivent offrir des possibilités d’exploration très fine et de représentation synthétique de l’information recueillie et des nouvelles connaissances déduites. En amont, ils doivent assurer la collecte, la sélection et le filtrage de l’information électronique disponible dans des bases spécialisées internes, externes et sur Internet, ainsi que la prise en compte des données informelles collectées, sur le terrain, par les différents acteurs de la veille. En aval, pour la restitution des résultats, ils doivent privilégier l’ergonomie dans les fonctions de présentation, de navigation et de synthèse. »

Source: http://www.les-infostrateges.com/actu/0706174/veille-strategique-scientifique-et-technologique-vsst-marakech-21-27-octobre

Les étapes du processus de veille, les outils et les systèmes d'information

Première étape : planification, définition des axes de surveillance et « sourcing » (choix des sources à surveiller)

Le processus de veille en lui-même ne débute qu'après avoir identifié les enjeux, les champs d'investigation de la veille (définition et hiérarchisation des thèmes de surveillance sensibles) et les potentiels de l'entreprise (notamment les acteurs internes de la veille).

Ce préliminaire permet de s'orienter vers un type de ressources à exploiter en fonction des demandes (informations scientifiques, économiques, statistiques, réglementaires, langue, domaines géographiques, catégories d’acteurs, medias, etc…) ; puis, en suivant une approche sémantique, de définir et traduire en mots clés et concepts les besoins exprimés. Ainsi, les sources utiles sont repérées : sites académiques, associations, agences gouvernementales, blogs, bases de données, forums, newsletters…

Un plan de veille à deux niveaux peut être déterminé [Beauvieux] :

détermination des sujets (thèmes de recherche)
rédaction de scenarii suivant les objectifs à atteindre: sur un site généraliste, le scénario consistera à cibler les informations les plus pertinentes à l'aide de requêtes (terminologie spécifique du domaine à investir) et sur un site spécialisé, l'objectif sera d'être alerté de toutes les nouveautés.

Au départ le scénario est très ouvert et s'affinera au fur et à mesure de l'obtention des premiers résultats (réajustement en fonction des évolutions des thèmes surveillés, des sites qui ne fonctionnent pas, d'un élargissement du public, etc…).

Cette étape est cruciale, la formulation de la demande par le commanditaire doit être précise et claire (il est possible d'établir un tableau de bord en concertation avec le commanditaire et de valider avec lui les sources repérées).

Typologie des ressources informationnelles:

On distingue les ressources informationnelles internes à l'organisation et celles externes, les deux peuvent représenter un gisement d'informations stratégiques à exploiter. Comme il le sera décrit ci-après, ces ressources sont très hétérogènes du point de vue de leur accès (navigation, moteur, etc…), de leur format et de leur typologie (informations presse, scientifique et technique, comptable, commerciale, etc…) [Beauvieux].

Ressources d'information internes

Déterminations des ressources d'information externes sur Internet

Intranet ou portail d'entreprise

Bases de données documentaires (GED^{^[1]} ou autres systèmes propriétaires)

Applications Web (exemple: gestion de contenus)

Documents produits par les utilisateurs

Système de gestion comptable, financière, etc…

Catalogues de bibliothèques, spécialisés ou généraux

Banques de données scientifiques ou commerciales : personnalisables tant pour la recherche que pour les résultats (historique, favoris, alertes…)

Dépôts d’archives ouvertes

Thèses ou documents de travaux de recherche

Sites et moteurs spécialisés

Agendas d’évènements

Presse, portails verticaux

Listes de discussion spécialisées, blogs[2], forums, FAQ[3], Wikis[4]…

Certaines informations sont structurées (en général les sources formelles, externes, payantes ou gratuites: papier/électronique, comme les différentes bases de données existantes ou les sites Web possédant un moteur de recherche interne) d'autres sont non structurées (les sources informelles: humaines ou sites Web statiques avec navigation entre les pages internes).

Typologie des informations existantes:

- L'information blanche est celle qui est disponible pour tous par les canaux classiques: médias, centres de documentation, édition, presse, bases de données, organismes publics et privés, Internet… Elle représente 80 % de l'information mondiale. Son accès est libre mais sa diffusion peut être restreinte du fait des droits d'auteur, de reprographie ou le copyright. Cette information bien exploitée par le veilleur pourra être valorisée (fonctions d'alertes, de filtres, émergence d'information secondaire comme l'exemple des «collèges invisibles»…)

- L'information grise est l'information dite « sensible » recueillie par des canaux plus « discrets »: papiers de recherche, travaux de recherche et universitaires, documents internes, salons professionnels, informations informelles (contacts, rencontres, réseaux…)… Elle couvre environ 15 % de l'information mondiale. Cette information relève de l'expertise du veilleur.

- L'information noire est protégée par les secrets, la loi ou réservées à des personnes autorisées. Accessible aux personnes autorisées et ne peut être consultée sans porter atteintes à ses détendeurs (espionnage). Elle représente 5 % à 10 % de l'information mondiale suivant les auteurs. D’après : [Frochot] et Jean-Pierre Bernat (chargé de mission en veille stratégique au CIRAD)

Il est essentiel d’évaluer la pertinence de l'information :

Sources	Contenu
Autorité et fiabilité (objectifs et authentification sur le Web)	Couverture (pertinence, degré de « profondeur », exhaustivité et adéquation avec le sujet…) – Densité du contenu
Indépendance (influence d'un financement ou sponsoring) et Objectivité (neutre ou engagé)	Auteurs et qualifications
Mise à jour (périodicité, réactivité)	Informations datées, récentes…
Popularité (importance de la source dans le domaine étudié) – Citation par auteur connu	Précisions (présence de références, vérifications, précisions des faits, existences de statistiques, d'experts…)
Constituer une grille d'évaluation des sites Web sur les critères de pertinence retenus
Analyse des sites suivant cette grille	Rejet des sites ne remplissant pas les conditions

D’après : Jean-Pierre Bernat (chargé de mission en veille stratégique au CIRAD)

La collecte et le stockage de l'information :

Avec l'avènement du Web en 1993, la quantité d'informations diffusées par Internet ne cesse d'augmenter et la nécessité de surveiller et de maîtriser ces réseaux est évidente.

Ainsi, les outils de veille (logiciels) ne cessent de se perfectionner pour permettre un suivi raisonné de ces flux d'informations stratégiques, en automatisant en partie le processus de recherche et de surveillance de l'information diffusée sur le Web. Tout au long des étapes de la veille, les outils d'aide au traitement de l'information seront à choisir suivant des fonctionnalités adaptées aux attentes.

Outils de collecte

- Moteurs de recherche généraux ou spécialisés, méta moteurs…

- Surveillance des fournisseurs de contenu avec les flux RSS : agrégateurs de « news » (presse, portails spécialisés)

- Alertes sur une base de données, une gestion de signets ou d'un ensemble de sites.

- Outils de « crawling »^{^[5]} sur le web visible (plus ou moins évolués)

- Outils de surveillance du web invisible^{^[6]} et des bases de données

- Connecteurs ou « wrappers »[7]

Outils de stockage et de gestion des sources

- Bases de données de sources, gestionnaires de « Bookmarks »

- Systèmes de gestion de contenu, outils de « Knowledge Management » (KM)…

L’Analyse (classement et structuration) et l’exploitation des résultats :

Cette étape est très importante, il est indispensable d'utiliser les résultats de la veille. Le processus s’arrête souvent à la récolte et faiblit au niveau de l’analyse et de la diffusion.

Différents procédés permettent d'exploiter pleinement les résultats de la récolte:

Résumés / Traductions / Indexation / Classification / Extraction d'informations à plat
Utilisation d’outils d’analyse (logiciels dits de veille)
Catégorisation et analyse automatique du contenu : outils de text mining et data mining (analyse sémantique, cartographies, graphes…)
Outils de bibliométrie et scientométrie

La diffusion des informations, étape finale d’un processus de veille est utile pour soi (aide organisationnelle et informationnelle) et pour la communauté (alertes auprès des usagers, formations, alimentation d’une base de connaissances, revue de presse…). Il est donc nécessaire de diffuser les bonnes informations, de façon ciblée, au bon moment et en toute sécurité en utilisant des systèmes de diffusion sélective de l’information :

Systèmes « pull »[8]

Systèmes « push »[9]

- Sites Internet ou intranet spécifique dédiés

- Systèmes collaboratifs: Blog, Wiki

- Forums de discussion

- Lettres d’information

- Fil RSS[10] - Mail personnalisé

- Listes de discussion

L'archivage

Il contribue à la capitalisation des connaissances et doit permettre une réutilisation des informations collectées et analysées pour une réappropriation future facilitée.

[1] GED: Gestion Electronique de Documents

[2] Blog : Site web dynamique personnel

[3] FAQ : « Foire Aux Questions »

[4] Wiki : de l’hawaïen « rapide ». Site web dynamique dont tout visiteur peut modifier le contenu.

[5] Crawling, crawler ou spider: mots anglais signifiant aspirateur, représentant des logiciels permettant de parcourir puis de rapatrier des pages Web à partir d'Internet ou d'un intranet (textes ou index)

[6] Le Web invisible: ou le Web « profond » représente les pages sur Internet non indexées par les moteurs de recherche représentant 400 000 à 500 000 fois plus de contenu que le Web visible ou de surface.

[7] « Wrappers » : mot anglais désignant des applications avec un moteur de recherche associé (dites de fédération et d'intégration de contenus) permettant la recherche et l'affichage des résultats complets ou non et de générer des résumés, de regrouper les doublons et de travailler sur de gros volumes de données.

[8] En mode « pull » l'utilisateur est actif pour obtenir l'information. En système "pull" automatisé, des systèmes d'alertes peuvent être mis en place.

[9] En mode « push » l'information va à l'utilisateur.

[10] RSS : « Really Simple Syndication », format de syndication permettant d’extraire automatiquement les modifications sur un site Web.

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